80-433 Gdańsk, ul. Zawiszy Czarnego 6/1 58 340 47 63 Email: kancelaria@fortuna-krp.pl

Czy pracodawca może dowolnie zmienić grafik pracy? - Kancelaria Radcy Prawnego Fortuna Gdańsk

Czy pracodawca może dowolnie zmienić grafik pracy?

Nie każdy zawód da się wykonywać w ściśle określonych godzinach, dlatego odpowiednio wcześniej sporządzony grafik pracy pozwala pogodzić potrzeby pracodawcy z dyspozycyjnością pracowników. Ile wcześniej powinniśmy go znać i czy pracodawca może go w każdej chwili dowolnie modyfikować?

Pracuję na umowie o pracę. Mój grafik jest tak ułożony, że niektóre dni w tygodniu mam wolne. Ostatnio mój pracodawca wysłał mi za pomocą SMS-a wiadomość, że „grafik się zmienił i jutro jestem w pracy”. Czy miał do tego prawo?

Na pytanie odpowiada Andrzej Fortuna – radca prawny z kancelarii Radcy Prawnego Fortuna

Rozkład czasu pracy, zwany powszechnie harmonogramem lub grafikiem, określa, w jakich dniach i godzinach pracownik ma świadczyć pracę w ramach swojego wymiaru czasu pracy. W praktyce ma on znaczenie w zakładach pracy, gdzie przewidziano pracę zmianową lub gdzie pracę z założenia świadczy się także w soboty, niedziele i święta – wówczas bowiem konieczne jest dokonanie niejako podziału czasu pracy na pracowników, z uwzględnieniem wszelkich norm prawa pracy – w tym przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz prawa do nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Grafiki ustala pracodawca, w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres nie krótszy niż 1 miesiąc. Na mocy art. 129 § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi harmonogram co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony dany grafik.

W przepisach Kodeksu pracy wprost nie przewidziano, co prawda, jednostronnych zmian przez pracodawcę ustalonego już harmonogramu czasu pracy, jednakże możliwość taka jest powszechnie dopuszczana – jeśli przyczyny modyfikacji są obiektywne. Najczęściej jako powód zmiany harmonogramu przytacza się np. chorobę innego pracownika, jego urlop na żądanie, czy też urlop okolicznościowy (związany np. ze śmiercią bliskiej osoby) albo natychmiastowe rozwiązanie stosunku pracy z innym pracownikiem. Powyższe potwierdziło m.in. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z dnia 18 października 2013 r. (Rzeczposp. PiP 2013, nr 9673, str. 5.). Niemniej w tym kontekście w praktyce za istotne uznaje się to, aby kwestie zmian harmonogramów pracy pracowników były przewidziane w przepisach wewnątrzzakładowych, tj. układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pracodawcy, jeśli pracodawca nie ma obowiązku wydawania regulaminu pracy (art. 150 kodeksu pracy).

Uprawnienie pracodawcy do zmiany harmonogramu w doktrynie prawa wywodzone jest z wykładni systemowej. Uznaje się bowiem, że skoro podstawowym obowiązkiem pracownika jest dbałość o dobro pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu pracy), a pracodawca celem ochrony swoich uzasadnionych interesów ma wyraźne prawo do jednostronnej, znaczącej ingerencji w stosunek pracy w taki sposób, że np. może powierzyć pracownikowi inny rodzaj pracy, nieokreślony w umowie (art. 42 § 4 kodeksu pracy), pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 kodeksu pracy) czy też przesunąć urlop pracownika (art. 167 kodeksu pracy) lub nawet odwołać podwładnego z urlopu (art. 164 § 2 kodeksu pracy) – to nie znajduje uzasadnienia odmawianie pracodawcy prawa do mniejszej z założenia ingerencji, jaką jest zmiana grafiku – jeśli oczywiście istnieje w tym zakresie obiektywna potrzeba leżąca po stronie zakładu pracy (tak: K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2022, art. 129).

Powstaje jednak pytanie, jakie wyprzedzenie jest wymagane dla takiej jednostronnej zmiany harmonogramu, a w szczególności, czy możliwe jest dokonanie zmiany z dnia na dzień. Odpowiedź brzmi: tak. Należy bowiem zwrócić uwagę, że termin tygodniowy, o jakim mowa w art. 129 § 3 Kodeksu pracy, odnosi się jedynie do tworzenia harmonogramu, ale już nie do jego zmian. Jak wspomniano wyżej – zmiana grafiku odnosi się do sytuacji raczej nagłych, gdzie termin tygodniowego wyprzedzenia byłby w praktyce nierealny.

Niemniej należy także mieć na uwadze, że odrębną możliwość polecenia pracownikowi pracy w dniu, który harmonogramowo nie stanowi dnia jego pracy, zawierają przepisy o pracy w godzinach nadliczbowych, a konkretnie art. 1513 Kodeksu pracy, stanowiący, że „Pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.” Przyczyny powierzenia pracownikowi takiej pracy nadliczbowej w dniu, który miał być dla niego wolny to (art. 151 § 1  kodeksu pracy): 1) konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii; 2) szczególne potrzeby pracodawcy.

Odpowiadając zatem już wprost na pytanie czytelnika, należy wskazać, że pracodawca miał prawo polecić pracownikowi z dnia na dzień przyjście do pracy w dniu, który miał być dla pracownika wolnym, jeśli:
1. zmiana ta spowodowana była okolicznością obiektywną (np. choroba innego pracownika), a dopuszczalność zmian grafiku wynika z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy – wówczas pracodawca ustala zmianę grafiku i informuje o tym pracownika;
2. istnieją szczególne potrzeby pracodawcy (gdy dla realizacji normalnych zadań pracodawcy konieczne jest ponadwymiarowe zatrudnienie pracownika) albo zachodzi konieczność prowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii – wówczas pracodawca poleca pracownikowi przyjście do pracy w dzień wolny, a w zamian za to ustala z pracownikiem, kiedy pracownik „odbierze” sobie ten dzień.

Powyższe potwierdza Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w swoim piśmie z dnia 6 kwietnia 2009 r., sygn. GPP-417-4560-19/09/PE/RP (Rzeczposp. DF 2009, nr 94, str. 3), wskazując, iż „(…)zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w Kodeksie pracy (art. 1513 i art. 15111). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.