Przypominamy, iż w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej od 1 stycznia 2021 r. obowiązkowe jest stosowanie zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. z 2020 r., poz. 666, z późn. zm.). 

Nowe rozporządzenie wprowadziło istotne zmiany w zasadach prowadzenia i udostępniania dokumentacji medycznej, kładąc szczególny nacisk na jej elektronizację oraz ochronę przed ryzykiem z tym związanym, tj. ochronę danych osobowych oraz odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji medycznej. Zasadą jest prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, aczkolwiek przepisy dopuszczają również prowadzenie dokumentacji w wersji papierowej, m. in. gdy warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej.

Rozporządzenie wskazuje, że zabezpieczenie dokumentacji wymaga w szczególności:

1) systematycznego szacowania ryzyka zagrożeń oraz zarządzania tym ryzykiem;

2) opracowania i stosowania udokumentowanych procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu oraz przechowywania;

3) stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, uwzględniających najnowszy stan wiedzy;

4) dbałości o aktualizację oprogramowania;

5) bieżącego kontrolowania funkcjonowania organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowego dokonywania oceny skuteczności tych sposobów;

6) przygotowania i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji

Podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki.