80-433 Gdańsk, ul. Zawiszy Czarnego 6/1 58 340 47 63 Email: kancelaria@fortuna-krp.pl

biuletyn-2

Alert – Komunikat Ministerstwa Zdrowia w sprawie terminu przechowywania dokumentacji medycznej

Ministerstwo Zdrowia wydało komunikat w związku z docierającymi sygnałami dotyczącymi interpretacji przepisów regulujących przechowywanie dokumentacji medycznej. Przeczytamy w nim m.in. o okresach przechowywania, zasadach niszczenia, kwestii odbioru dokumentacji medycznej oraz o jej digitalizacji.

Ministerstwo przypomina, iż podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Wyjątek stanowią:

1) dokumentacja medyczna w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon; 

2) dokumentacja medyczna zawierająca dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;

3) zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;

4) skierowania na badania lub zlecenia lekarza, które są przechowywane przez okres:

     a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,

     b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie

– w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie,

5) dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Dokumentacja medyczna, w której dokonywane są cykliczne wpisy związane z kontynuacją leczenia 20 letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Zatem, zdaniem Ministerstwa po upływie ww. okresów podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych zobowiązany jest do zniszczenia dokumentacji medycznej, chyba że zostanie ona zakwalifikowana jako materiał archiwalny w rozumieniu przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.), ponieważ od tego momentu nie ma podstaw do przetwarzania danych osobowych pacjenta przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.

Ponadto dokumentacja medyczna w postaci papierowej może w każdej chwili zostać zastąpiona dokumentacją w formie elektronicznej bez konieczności upływu ustawowych okresów przechowywania dokumentacji medycznej.

Podstawą do dokonania digitalizacji dokumentacji medycznej jest art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 666, z późn. zm.). Digitalizację dokumentacji przeprowadza się poprzez sporządzenie jej odwzorowania cyfrowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez usługodawcę do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Tak powstały dokument jest równoważny oryginałowi tego dokumentu.

Po przeprowadzonej digitalizacji usługodawca informuje usługobiorcę, którego dokumentacja została zdigitalizowana, o jej przeprowadzeniu oraz o możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie, nie krótszym niż 1 rok od dnia przekazania informacji o dokonanej digitalizacji.

Odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej może dokonać zarówno usługobiorca, jak i jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez usługobiorcę, a po jego śmierci również osoba bliska. Jeżeli nie dojdzie do odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej, pomimo wypełnienia obowiązku informacyjnego, usługodawca może ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację usługobiorcy.

Pełną treść komunikatu znajdą Państwo pod poniższym adresem:

https://www.gov.pl/web/zdrowie/komunikat-w-sprawie-przechowywania-dokumentacji-medycznej